プロジェクトは何故炎上するのか

コミュニケーション

こんにちわ。青柳です!
私は、十数年、IT業界でシステム開発を行ってきました。気づけば、40も目前です。。
振り返ると、何度かプロジェクトが炎上する事態を経験してきました。炎上までいかずとも、計画通りにプロジェクトが上手く進んだということは稀です。。最近も稼動が高い日々が続いていましたので、この機会に「プロジェクトは、何故炎上するのか・・・」を考えてみました。そして、私なりにひとつの解を導き出しました。

やはりコミュニケーションが大事

仕事は、寡黙に一人きりで進めることもあるかもしれませんが、多くの場合、相手(お客様)がいたり、チームで進めるものだと思います。複数人で仕事を進める上でコミュニケーションが不足すると

  • 「思っていたものと出来上がりが違う」
  • 「実は確認すればすぐに分かったことなのに、調査・検討に余計な時間を使ってしまった」
  • 「他の人と同じような作業をしてしまっていて、作ったものが無駄になった」

みたいなことが往々にして発生します。

このような積み重ねが、プロジェクト炎上の一端なのではないかと考えました。
システム開発を行う上で重要な要素はたくさんあります。技術、管理、知識、経験 etc
もちろんそれらもとても大切なのですが、今回は「コミュニケーション」に着目し、開発を進める上で私が気をつけていることについて、いくつか書きたいと思います。何かの参考になれば、幸いです!!

コミュニケーション

■ コミュニケーションロスは双方の責任

例えば「依頼したものと出来上がりのイメージが違う」ということが発生してしまった場合、私はどちらか一方が悪いとは思いません。依頼する側が上手く伝えられておらず、依頼された側がその通りに聞き取れなかった結果なので、「伝える力」「聞く力」がそれぞれ不足しているのだと思います。なので、自分の立場がどちらであっても反省して改善するよう心がけています。
ただ、指示を受ける場合には、よりいっそう積極的にコミュニケーションを取るべきだと思います。出来上がりのイメージを詳細に確認したり、自分の想定を伝えたりと。相手がお客様の場合、「あなたの伝え方が悪い」とは言えないですから。。

■ 思い込みはダメ

相手の思わくを考えず、また仮説を立てることもなく、「なんとなく」という思い込みで作業を進めないようにしています。アウトプットが相手の想定と違ってしまった場合、やり直しという残念な結果になってしまいますので、事前にアウトプットのイメージを確認してから作業を開始するのがよいと思います。
また、「なんとなく」で進めると、自身の言動や成果にブレや矛盾が生じてしまい、信頼をなくすことに繋がるのでは、と思います。
不確定要素が多くゴールが曖昧な場合でも、仮説を立てた上で出した成果には意味があると思いますが、そうでないものは、次にも繋がらず大変勿体無いと思います!

■ 言葉だけでは伝わらない

伝言ゲームというゲームもある通り、言葉だけで正確に物事を伝えるのは難しいですよね。周りの人は、自分とは違うモノの考え方や発信の仕方、捉え方をするものです。言葉だけでは伝わらない前提で、図解や例を示しながら進めるのがよいと思います。また、最終的に自分はこう理解したというのを相手に示すと、より正確な意思疎通となるはずです。

■ あいまいな表現はさけ、定量的に

前述と同じ様なことを言いますが、感覚も人によって違います。時間で「あと少し」と言った場合、何分ぐらいの事を言いますか?30秒、1分、5分、30分、1時間?人によって答えは違うのではないでしょうか。このような感覚の違いがコミュニケーションロスの原因だと思うのです。ですので、抽象的な表現は使わず、誰が聞いても間違えようのない表現で認識を合わせることが必要と思います。自分の常識と他人の常識は、違うんですよね。

■ エビデンスを残す

よくあるトラブルで、「言った言わない」というものがあります。「そんな指示はしてない。」「xxxもやっておいてって頼んだでしょ。」なども含みます。口頭でのやり取りだけで、コミュニケーションを済ませるとこのようなトラブルが起こりがちです。ですので、指示された内容は、メールなどのツールを使い、相互認識を合わせた上で残しておくのがよいと思います。そうする事で、前述した思い込みが正されることに繋がります。

まだまだ、気を付けていることは、沢山あるのですが、長くなるので今回はこの辺にしておきます。
長々書いたので、なんだかいろいろ面倒な感じがしてきましたが、仕事は面倒なものでなくてはならないと誰かが言っていました。面倒ですが、炎上してリカバリするより遥かに楽だと思い、試行錯誤の毎日です。
また、一緒に仕事を進めているうちに意思疎通がスムーズに、所謂ツーカーになっていきます。そうなると安心して仕事が出来ますね。
周りの人とよい関係を築き、よりよいビジネスライフを過ごしていきたいと思う、今日この頃です!

コミュニケーション

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

ABOUTこの記事をかいた人

主に、WEBサイトやスマホアプリの開発に従事していましたが 2013年からWebサイト構築を容易に行えるミドルウェアの研究開発を行っています。 2014年10月リリース予定です!乞うご期待!!